Potni nalogi so razlog za dodatno delo

potni-nalogi-so-razlog-za-dodatno-delo
On: By: avtor

V vsakem podjetju, kjer so v uporabi potni nalogi, imamo z njimi tudi nekaj dodatnega dela. To nam nalaga že zakonodaja, pogosto pa se srečamo tudi z interno politiko, ki določa, katero dokumentacijo je treba shranjevati in katere vse so tiste podrobnosti, ki jih moramo pri tem beležiti. Kaj hitro se lahko izkaže, da bomo imeli s potnimi nalogi kar dosti dela, zato se moramo na to dobro pripraviti. V najslabšem primeru namreč lahko povzročimo velike težave in nepotrebne stroške, če nimamo dobrega nadzora nad potnimi nalogi v svojem podjetju.

Seveda se s temi nalogami ne srečujejo vsa podjetja. Prav tako ni nujno, da bodo vsi potni nalogi problematični, čisto možno je, da bomo uspešno poslovali brez večjih komplikacij, tudi če redno opravljamo službene poti. A v vsakem primeru velja, da je pametno imeti dobre rešitve za pripravo in upravljanje potnih nalogov.

Kakšne obveznosti nam nalagajo potni nalogi?

Omenili smo, da so s potnimi nalogi povezane nekatere obveznosti, ki izhajajo iz zakonodaje, nato pa je od vsakega posameznega podjetja odvisno, kako bo urejalo opravljanje teh obveznosti. A v praksi postopki povsod izgledajo podobno.

Predvsem je treba beležiti vse potrebne podrobnosti o načrtovanih in izvedenih službenih poteh. To vključuje navedbo relacij, izračun kilometrine, navesti je treba tudi čas oziroma trajanje. Nekaj dodatnih komplikacij se lahko pojavi, če opravljamo službene poti v tujini, tu običajno razdelimo pot na dele v posameznih državah.

Ne pozabimo še na to, da potni nalogi vključujejo tudi vse povezane dejavnosti, ne le same vožnje. Tako je treba prišteti stroške goriva, parkiranja in cestnin, nato pa seveda poskrbimo še za zaposlene, ki službene poti opravljajo – to vključuje izračun dnevnice, plačevanje nočitev in podobno.

Potni nalogi so lahko zelo zamudni

Vsaka službena pot torej vključuje kar nekaj dodatnih komplikacij. Imeti želimo nadzor nad številnimi podrobnostmi, veliko pa jih je treba ročno beležiti in preračunavati. Nato se potni nalogi izstavijo in natisnejo, moramo jih tudi ustrezno knjižiti.

S potnimi nalogi imamo torej veliko dela. Nenazadnje že zaposleni, ki opravljajo službene poti, sami prevzemajo dodatno delo, pa tudi vodstvo mora imeti dober nadzor, da ne pride do kakšnih napak. V končni fazi lahko potni nalogi povzročijo veliko nevšečnosti, gotovo pa bodo precej zamudni za pripravo. To je delo, ki ni plačano, pravzaprav nas vsaj za trenutek odpravlja od naše dejavnosti – zato želimo obremenitve s takšnimi opravili kar se da zmanjšati. Tudi to je mogoče.

Poenostavljeni potni nalogi

Ne bomo se mogli povsem izogniti nujnim opravkom, ki jih je treba pri potnih nalogih opraviti. Lahko pa najbolj zamudne naloge preprosto prepustimo računalnikom. Sodobna tehnologija nam na tem področju ponuja izredno praktične rešitve, večino podatkov lahko računalnik kar sam izračuna. Vnesemo torej le osnovne podatke o službenih poteh in že dobimo pripravljene potne naloge, ki jih izstavimo z enim klikom. To je izvrstna rešitev predvsem v večjih podjetjih, zato so potni nalogi gotovo vključeni med funkcionalnosti sodobnih poslovnih sistemov. Splača se torej preveriti, ali vaš program za upravljanje poslovanja omogoča tudi pripravo potnih nalogov.

Izdani računi se lahko precej razlikujejo

izdani-racuni-se-lahko-precej-razlikujejo
On: By: avtor

Pri delu z računi moramo biti precej pozorni tudi na to, da se ti dokumenti lahko precej razlikujejo. Morda se nam zdijo izdani računi na prvi pogled precej podobni, a v resnici imamo opravka z mnogimi detajli, ki jih moramo imeti v mislih. Kaj hitro se lahko izkaže, da so to kritični podatki, na katere ne smemo pozabiti. Že vnaprej je torej pametno poznati različne vrste računov in razlike med njimi.

Čisto možno je, da bo različne vrste računov uporabljalo isto podjetje, ki posluje z različnimi strankami. Če smo dovolj fleksibilni, lahko pripravimo ugodnejšo ponudbo za kupce in bolje izkoristimo priložnosti, ki se nam ponujajo. Tako bodo gotovo tudi izdani računi vedno dobro izpolnili svojo nalogo.

V čem so si izdani računi enaki?

Seveda so izdani računi kljub razlikam tudi precej podobni, nenazadnje gre vedno za dokument z istim namenom. Poleg tega morajo vsi računi odgovarjati nekaterim zahtevam, ki jih določajo zakoni, predpisi in standardi. Pozorni smo na nujne informacije, ki jih mora imeti vsak račun.

To velja tako za natisnjene kot za digitalne račune. Vsak račun mora imeti nekatere nujne podatke, ki jih bomo gotovo brez težav našli. Gotovo bomo pozorni na znesek, tu se posebej obračunajo tudi davčne obveznosti. Na računu bo zapisan datum izdaje ter številka računa, podatki o podjetju, podatki o plačniku in datum zapadlosti. Poleg nujnih podatkov so nekatere informacije lahko dodane, čeprav niso zahtevane. Vsaj v teh točkah so si računi precej podobni.

Izdani računi različnih vrst

V praksi pa se računi pojavljajo v zelo raznolikih oblikah. Ločimo lahko recimo že natisnjene in digitalne račune. Vedno več podjetij se odloča za brezpapirno poslovanje, kar pomeni, da se bodo izdani računi pripravljali le v digitalni obliki. Preprosto jih pošljemo preko interneta, ne da bi morali dokument natisniti. Pogosto je tak račun povsem enak tistemu, ki bi ga imeli na papirju, nenazadnje lahko digitalno datoteko enostavno natisnemo. Nam pa oblikovanje digitalnega računa včasih ponuja še nekaj več možnosti.

Posebnost so tu e-računi, ki so opredeljeni z nekaterimi standardi. To niso vsi izdani računi v digitalni obliki, temveč naziv vključuje posebej pripravljene račune v XML formatu. Takšni računi imajo standardizirano obliko in vsebino, tako da jih lahko uporabljamo za avtomatizacijo računovodskih opravil. Datoteke se precej razlikujejo že v primerjavi z običajnimi digitalnimi računi, seveda tudi v primerjavi z računi na papirju. E-račun je namenjen računalnikom, v XML kodi se sami prejemniki verjetno težje znajdejo. Je pa običajno priložen tudi urejen račun v običajni obliki.

Kako se pripravljajo izdani računi?

Pri izdajanju računov imamo torej nekatere obveznosti, na katere moramo biti pozorni, hkrati pa imamo tudi več možnosti, pri katerih si lahko privoščimo nekaj svobode. Pri oblikovanju računov lahko izkoristimo svojo domišljijo in pripravimo lične dokumente, dokler ima račun vse potrebne informacije in dobro služi svojemu namenu. Najlažje se pripravljajo izdani računi z računalniškimi programi, nekateri kar sami priskrbijo potrebne informacije in opravljajo še druge naloge, to so naprednejši računovodski sistemi za pomoč pri poslovanju sodobnih podjetij.

Poslovanje z Achilles faktoringom

poslovanje-z-achilles-faktoringom
On: By: avtor

Med različnimi opcijami za financiranje poslovanja uspešnih podjetij gre izpostaviti faktoring, ki ga nudijo finančni strokovnjaki v družbi Achilles. To so rešitve, ki so izredno atraktivne za mnoga sodobna podjetja, ki želijo izkoristiti prednosti prilagojenih finančnih instrumentov. Tudi tista podjetja, ki nimajo težav s financiranjem svojega poslovanja, bodo z zanimanjem preverila možnosti za optimizacijo svojih finančnih tokov, nenazadnje je prav za takšna podjetja ta ponudba tudi najbolj ugodna.

Na voljo imamo seveda različne možnosti, če potrebujemo sredstva za poslovanje. Predvsem pri kratkoročnih rešitvah imamo dosti izbire, saj potrebujemo hitro in učinkovito rešitev, če se recimo znajdemo v likvidnostnem krču in nimamo razpoložljivih sredstev za pravočasno poplačilo svojih obveznosti. To se lahko zgodi tudi uspešnim podjetjem, ki imajo odlične prodajne rezultate. Prav tako je treba financirati poslovanje v vseh drugih situacijah, saj vedno nastajajo določeni stroški, ni pa nujno, da bomo redno in zanesljivo prejemali prihodke iz prodaje. Zato pripravlja družba Achilles prilagojene rešitve za vsako podjetje, ki se zanima za učinkovito financiranje svojega poslovanja.

Podjetja, ki najbolje izkoristijo ponudbo družbe Achilles

Praktično vsako podjetje lahko dobro izkoristi prednosti, ki jih ponuja faktoring. Že res, da nekatera podjetja sploh nimajo težav z vzdrževanjem likvidnosti in imajo morda tudi večje zaloge sredstev prav za ta namen, a veliko več je takšnih podjetij, ki računajo na zanesljiv dotok prihodkov iz prodaje, pri tem pa sprejemajo tudi določena tveganja.

Posebej izstopajo tista podjetja, ki ne morejo vedno računati na pravočasna plačila svojih kupcev. Poleg tega pogosto potrebujemo sredstva vnaprej, preden sploh lahko pričakujemo prihodek. Tako postane faktoring zelo zanimiv za nekatere posebne vrste podjetij:

  • Za izvoznike, ki z zalogo likvidnih sredstev bolje izkoristijo priložnosti pri poslovanju na tujih trgih
  • Za start-upe, ki potrebujejo vir sredstev za financiranje svoje poslovne rasti in razvoja ponudbe
  • Za proizvodna podjetja, ki so pri svojem delu odvisna od dobaviteljev

Ponudba družbe Achilles dobro pokriva potrebe takšnih podjetij, seveda pa lahko koristi tudi tistim, ki se v drugačnih okoliščinah srečujejo s potrebo po zalogi likvidnih sredstev.

Kako deluje Achilles faktoring?

Faktoring deluje tako, da faktor podjetju takoj plača izstavljene račune, ki jih podjetje pripravi za svoje kupce. Faktor s tem prevzame terjatve in v končni fazi pridobi denar od dolžnikov, medtem ko podjetje že takoj prejme skoraj celoten znesek in s terjatvami nima dela.

Na ta način takoj dobimo likvidna sredstva iz prodaje. Poleg tega se rešimo upravljanja terjatev ter s tem povezanih stroškov in dela. V praksi je Achilles faktoring zelo elegantna rešitev, ki bo po godu tistim, ki želijo svoje poslovanje poenostaviti.

Achilles pomaga pri dolgoročnem poslovanju

Faktoring ni kratkoročna rešitev za podjetja v težavah. Veliko bolje se izkaže pri financiranju poslovanja uspešnih podjetij, ki imajo visoke ambicije. Prav v takšnih okoliščinah najbolj izstopajo storitve, ki jih nudi družba Achilles. Ponudbo bodo znala izkoristiti ambiciozna podjetja, ki želijo z zanesljivim financiranjem svojega poslovanja pridobiti odločilno konkurenčno prednost. Tako je na dolgi rok dober finančni strokovnjak lahko res kritičen partner pri poslovanju.

Odstop terjatev olajša poslovanje

odstop-terjatev-olajsa-poslovanje
On: By: avtor

Če se ne želimo ukvarjati s terjatvami in problematičnimi kupci, se lahko odločimo za odstop terjatev. S tem hitro pridemo do svojega denarja, predvsem pa se uspemo izogniti mnogim komplikacijam, ki lahko nastanejo, če moramo imeti odprte terjatve dlje časa pod nadzorom. Preprečimo tudi izgube in se izognemo morebitnim neplačilom. To so zelo prepričljive prednosti, seveda pa moramo najprej dobiti ustrezne rešitve, s katerimi se lahko terjatev rešimo.

Za odstop terjatev imamo več možnosti, odvisno od tega, s kakšno situacijo se soočamo in kakšen cilj bi radi dosegli. Vsako podjetje ima opravka z različnimi terjatvami in mora samo ugotoviti, kakšna rešitev pride najbolj v poštev, seveda pa lahko za nasvet vprašamo tudi strokovnjake.

Odstop terjatev v primeru težav

Najbolj značilen je odstop oziroma odkup terjatev v primeru, da imamo s kupci kakšne težave. Predvsem se tu pojavljata dva problema:

  • Zamude zaradi slabe plačilne discipline
  • Neplačila zaradi finančnih težav

V obeh primerih imamo nevšečnosti, za katere nismo sami krivi, nam pa lahko močno otežijo normalno poslovanje. Veliko dela bomo imeli že z upravljanjem terjatev, morali bomo slediti stanju in preverjati morebitna plačila, seveda pa je treba kupca tudi opomniti in morda opraviti izvršbo. Pa tudi na ta način se ne bomo vedno dokopali do svojega denarja.

Odstop terjatev v takšni situaciji močno poenostavi celotno zadevo. Terjatve namreč enostavno prodamo, v zameno dobimo plačan določen znesek, nekoliko nižji od zneska vseh računov. Ob tem terjatve odstopimo in se z njimi ukvarja kupec. S takšnimi dejavnostmi se ukvarjajo podjetja, ki nudijo različne finančne storitve.

Odstop terjatev pred datumom zapadlosti

Včasih pride odstop terjatev v poštev tudi pred datumom zapadlosti oziroma tudi v primeru, da s terjatvami nimamo kakšnih posebnih težav. Tudi če poslujemo z zanesljivimi kupci, ki redno plačujejo svoje obveznosti, bomo namreč imeli nekaj dela z upravljanjem terjatev. Poleg tega bo treba čakati na plačilo, včasih prav do datuma zapadlosti, kar je zelo neugodno, če želimo hkrati kupcu ponuditi dobre plačilne pogoje in dolge roke.

Odstop terjatev nam spet poenostavi delo. Že takoj ob izdaji računa lahko terjatve prevzame faktor, ki bo sam poskrbel za upravljanje in izterjavo pri kupcu. Sami dobimo poplačan znesek z računa, in to že v 24 urah, torej na denar ne bo treba čakati, s terjatvami pa ne bomo imeli več dela. Faktor sam skrbi za to, da sledi plačilom in pridobi denar od kupca.

Podjetja za odstop terjatev

Na tem področju so nam torej na voljo dokaj praktične rešitve, s katerimi se izognemo mnogim težavam. Predvsem pa pričakujemo, da bomo lahko dobili denar za svoje delo. A dobre izkušnje se lahko nadejamo le, če pri tem sodelujemo z uglednim podjetjem, ki nudi prilagodljive finančne rešitve. Tako bomo morali izbrati ponudnika, ki se nam kar najbolj prilagodi in lahko zagotovi odlično izkušnjo na vsakem koraku. Na srečo je odstop terjatev skoraj vedno zelo ugoden, kar velja predvsem za faktoring. Za zapadle terjatve, ki jih bo težko izterjati, ne moremo pričakovati tako visokih zneskov, a vseeno dobimo vsaj nekaj denarja, ki ga sicer ne bi nikoli videli.

Kje dobiti denar za poplačilo dobaviteljev?

kje-dobiti-denar-za-poplacilo-dobaviteljev
On: By: avtor

Poplačilo dobaviteljev je med tistimi obveznostmi, ki jih nikoli ne smemo zanemariti. Le tako namreč lahko vzdržujemo normalno poslovanje, še posebej pri proizvodnji, ki zahteva veliko surovin in materialov. Ker pa je treba nabavo financirati vnaprej, še preden dobimo denar od prodaje, se lahko zatakne pri pridobivanju teh sredstev. Ena možnost je seveda velika investicija, s katero pokrijemo izhodiščne stroške pri poslovanju podjetja, a težko je pričakovati, da bomo na ta način lahko uspešno financirali svoje poslovanje na dolgi rok.

Ravno zato za poplačilo dobaviteljev pogosto iščemo še druge rešitve. Razvili so se nekateri finančni instrumenti, ki jih lahko s pridom izkoristimo za hitro plačilo dobaviteljem, če te opcije seveda poznamo. Med najbolj atraktivnimi možnostmi je faktoring, ki se ravno v takšni situaciji najbolje obnese.

Poplačilo dobaviteljev s faktoringom

Faktoring je za poplačilo dobaviteljev idealna izbira in v praksi odlično funkcionira. Na ta način namreč lahko dobaviteljem plačujemo z lastnimi sredstvi, ki jih dobivamo iz prodaje, ni pa treba čakati na plačilo s strani kupcev. To pomeni, da lahko nabavo financiramo z denarjem, ki bi ga sicer še čakali, a nam faktor zagotovi takojšnje financiranje.

Prednost takšne rešitve je gotovo v tem, da za poplačilo dobaviteljev še vedno uporabljamo lastna sredstva, ni treba iskati posojil ali drugih zunanjih virov financiranja. Uporabimo sredstva, ki izhajajo iz prodaje, faktoring poskrbi le za to, da ni treba čakati na plačilo s strani kupca – ravno dolgi plačilni roki so pogost razlog za likvidnostni krč in plačilno nesposobnost. Pri rednem poslovanju se lahko faktoring izkaže za zelo dobrodošlo rešitev in nam omogoča, da imamo z dobavitelji dobre odnose.

Drugi viri sredstev za poplačilo dobaviteljev

Seveda pa faktoring ni edina možna rešitev. Je privlačen finančni instrument, ki omogoča, da svoje poslovanje financiramo z lastnimi sredstvi, na voljo pa imamo tudi alternative, s katerimi pridobimo zunanja sredstva.

Najbolj značilen primer je bržkone posojilo. Bančni krediti so vsestransko uporabni in podjetja se pogosto poslužujejo teh rešitev za razne namene, tudi za poplačilo dobaviteljev. Res pa je, da se bomo morali sprijazniti z neugodnimi pogoji in visokimi obrestmi, mnogim podjetjem, predvsem manjšim, pa te rešitve preprosto niso na voljo. Kredit je pametno izkoristiti v primeru, da res nujno potrebujemo znatno količino denarja za poplačilo dobaviteljev, da recimo lahko spet ponovno zaženemo proizvodnjo in začnemo pridobivati lastna sredstva.

Lahko pa se seveda tudi na druge načine iščemo dodatna sredstva za financiranje poslovanja. Najdemo lahko razne investitorje, tudi posameznike, ki so pripravljeni vlagati v inovativna podjetja.

Pravočasno poplačilo dobaviteljev ima več prednosti

Z dobavitelji je pametno vzdrževati dobre odnose, da dobava nujnih materialov za delo ni ovirana. A s pravočasnim plačilom dosežemo še druge prednosti. Gotovo si zaslužijo omembe posebni popusti, ki jih nudijo dobavitelji za hitra plačila – obetamo si lahko velike prihranke, ki se na dolgi rok kar poznajo. Tako lahko tudi neposredno upravičimo stroške nekaterih finančnih instrumentov, ki nudijo sredstva za poplačilo dobaviteljev. Izkaže se, da stroškov v končni fazi sploh ne bo, saj se storitve financirajo same s takšnimi prihranki.