E-račun je v današnjih časih že dodobra zaseden mesto klasičnega računa. Njegova prednost je v tem, da gre za sistem, ki je bolj prijazen do okolja. Z njegovo uporabo se namreč izognemo uporabi papirja. Poleg tega tako pripravljen račun do naslovnika prispe v trenutku, saj ga posredujemo prek spletnih kanalov. Pri njegovem posredovanju se tako izognemo tudi poštnim storitvam. Tako nam ni treba kupovati kuvert in znamk, izognemo pa se tudi čakanju na to, da bo račun dostavljen.
E-račun lahko izstavimo na različne načine. Lahko gre za uporabo Excela ali Worda. Da bi nam bilo lažje, lahko uporabimo tudi poseben temu namenjen program za račune. Kljub temu, da ni določena striktna oblika računa, pa je pomembno, da le-ta vsebuje vse obvezne sestavine. Katere so to?
Obvezne sestavine
Na e-računu ne smejo manjkati podatki o pošiljatelju. Tako mora biti z njega razvidno, kdo je račun izdal; njegovo ime, priimek, naslov, če gre za fizično osebo oziroma naziv podjetja, naslov, davčna in matična številka, če gre za pravo osebo oziroma za fizično osebo z dejavnostjo. Seveda morajo biti na njem tudi podatki o tem, komu je račun namenjen oziroma o naslovniku.
Potem so tukaj podatki o samem računu. Gre za njegovo zaporedno številko, pod katero ga evidentiramo. Potem za datum, kdaj je bil ta račun izstavljen. Pomemben je tudi datum, kdaj bo račun zapadel v plačilo.
Bistvo računa je seveda v tem, da so na njem navedeni podatki o tem, za kakšno storitev gre oziroma za to, kateri so izdelki, ki so predmet plačila. Treba je navesti tudi količino izdelkov in ceno na enoto. Potem sledi še skupna cena, ki ji je treba prišteti DDV, če podjetje seveda posluje z njim. Če ne, mora biti to na računu navedeno.
Seveda je treba navesti tudi številko TRR, na katerega naj bo znesek. nakazan. Na računu pa naj bi bili tudi kontaktni podatki, ki služijo komunikaciji med obema stranema, če pride do kakšnih nesporazumov.